Ez az oldal azt írja le, hogyan védi a DocAI a rábízott iratokat: hol tárolja őket, ki férhet hozzájuk, mi kerül naplóba, és mi történik az adattal a feldolgozás közben. Ügyvezetőnek, pénzügyi vezetőnek, IT-nek és adatvédelmi felelősnek írtuk, olyan részletességgel, hogy egy beszállítói biztonsági kérdőív kitölthető legyen belőle. Minden állítás mögött működő funkció áll: amit itt olvas, az a kódból igazolható. Amit nem tudunk igazolni, azt nem írjuk le, és az oldal végén külön fel is soroljuk.
A legfontosabb tények egy helyen. Ami nincs itt, azt nem állítjuk.
Utolsó felülvizsgálat:
Két üzemeltetési modell van, és a kettő között a felelősség is másképp oszlik meg.
A DocAI mindkét modellben ugyanaz a rendszer, ugyanazokkal a biztonsági funkciókkal. A különbség az, hogy hol futnak a gépek, és ki felel az üzemeltetésért.
A teljes rendszer az ügyfél infrastruktúráján fut: a dokumentumfájlok, az adatbázis, a keresőindex és az AI-modellek is. Az iratok nem hagyják el a szervezetet, és a feldolgozáshoz nincs szükség külső szolgáltatásra. A rendszer sziget-üzemmódban, internetkapcsolat nélkül is működik, ilyenkor csak azok a funkciók nem elérhetők, amelyek külső adatforrást hívnak, például a NAV-kapcsolat. Ebben a modellben a mentésért, a mentés visszaállíthatóságáért és a hálózati környezetért az ügyfél felel, a K3Net a rendszer működéséért.
Ha az ügyfélnek nincs saját üzemeltetési kapacitása, a rendszert a K3Net üzemelteti magyarországi szerveren. Az adat az Európai Unión belül marad. Minden ügyfél külön rendszerpéldányt, adatbázist és keresőindexet kap; a dokumentumok és a kinyert adatok ügyfelek között nem keverednek. Az AI-modellkiszolgáló közös infrastruktúrán fut: a kérést kiszolgálja, de ügyféladatot tartósan nem tárol, és nem tanul belőle. Ebben a modellben a mentésért, a titkosított másolatok kezeléséért és a szerver üzemeltetéséért a K3Net felel.
A hozzáférés nem a mappaszerkezeten, hanem szerepkörön és irattípuson múlik.
A DocAI-ban minden felhasználó egy vagy több csoportba tartozik, a csoport pedig meghatározza, mely irattípusokat láthatja, és azokon belül mit tehet: olvashat, rögzíthet, módosíthat, jóváhagyhat. A jogosultság irattípus szintjén dől el, ezért a szervezeti logika közvetlenül leképezhető.
Ami ennél fontosabb: a jogosultság nem csak a listanézetre vonatkozik. A kereső, a szemantikus keresés és a dokumentum-chat is kizárólag azokból az iratokból dolgozik, amelyekhez az adott felhasználó hozzáférhet. Ha egy iratot nem láthat, akkor arról az AI sem ad választ.
Nem csak az, hogy „valaki módosított valamit”.
A rendszer mezőszintű módosítás-naplót vezet. Minden bejegyzésből kiderül, ki végezte a műveletet, mikor, melyik iraton, melyik mezőn, és hogy az érték miről mire változott. A napló nem korlátozódik a szerkesztésre: a letöltés és az irat részletoldalának megnyitása is bekerül, tehát utólag megállapítható, ki töltötte le vagy nyitotta meg az adott iratot.
Auditnál ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy egy konkrét iratra vonatkozó kérdés (ki látta, ki írta át, mikor és mire) nem becslés alapján válaszolható meg, hanem kilistázható.
A belépés jelszóval történik, emellett kétfaktoros belépés (TOTP, hitelesítő alkalmazással) elérhető, és felhasználónként bekapcsolható. Ügyfelenként bekapcsolható a szigorított jelszó-szabály: legalább 12 karakter, kis- és nagybetű, szám és speciális karakter, 180 napos lejárat. Ha az ügyfél belső szabályzata ennél mást ír elő, azt a bevezetéskor egyeztetjük.
Minden feltöltött dokumentumfájl nyugalmi titkosítással tárolódik, tehát a fájlrendszerhez való hozzáférés önmagában nem elég az iratok elolvasásához. Az átvitel titkosított csatornán, TLS-en zajlik, a felhasználói felület és a rendszer közötti forgalomra egyaránt.
Az adatbázisról titkosított mentés készül, meghatározott megőrzési idővel, több példányban, naponta. K3Net-üzemeltetés esetén ez a K3Net feladata. On-premise telepítésnél a mentés az ügyfél mentési rendjébe illeszkedik: a bevezetéskor átadjuk, mely könyvtárakat és melyik adatbázist kell menteni, és mire kell figyelni a visszaállításnál, de a mentés futtatása és ellenőrzése az ügyfél üzemeltetésének a feladata.
Minden irattípushoz beállítható, hány évig kell megőrizni a hozzá tartozó iratokat. A rendszer ebből iratonként kiszámítja a megőrzés lejárati dátumát, így bármikor lekérdezhető, mely iratok érték el a megőrzési idő végét. A selejtezés ezután is kézi döntés: a lejárat nem indít automatikus törlést. Az iratot addig nem lehet törölni, amíg folyamatban lévő jóváhagyás tartozik hozzá. A kézzel törölt irat egy évig a kukában marad és visszaállítható, ezután a rendszer véglegesen eltávolítja.
Az iratok nem elszigetelt fájlok. A rendszer iratkapcsolat-láncot tart nyilván, amely gráfként bejárható:
Így egy vitatott számlánál nem kell kézzel összekeresni a hivatkozott szerződést és a teljesítésigazolást, az összefüggés magából az iratnyilvántartásból látszik.
Ahol az iratnak hitelesen kell megállnia, elektronikus aláírás is kérhető: a rendszer PAdES B-LTA formátumú aláírást helyez el minősített időbélyeggel, és az aláírási eseményeket naplózza.
A DocAI nyelvi modelljei alapértelmezetten a rendszer saját infrastruktúráján futnak, tehát a dokumentumok tartalma a feldolgozáshoz sem kerül ki külső szolgáltatóhoz. Ez nem beállítási kérdés, hanem a rendszer alapállapota.
Külső AI-szolgáltatás bevonható, ha az ügyfél ezt kifejezetten kéri, de három feltétellel: külön be kell kapcsolni, a bekapcsolás jogosultsághoz kötött, és a bekapcsolással a rendszer visszavonja az EU AI Act-adatlapot, mert a feldolgozás feltételei ettől kezdve mások. Alapból ez a lehetőség ki van kapcsolva.
Az AI szerepe emellett a felületen is látszik. Minden kinyert mezőnél nyilván van tartva, hogy az értéket felhasználó adta meg vagy az AI olvasta ki. A felhasználó által megadott érték az igazságforrás: az AI nem írja felül. Ha az AI mást olvas ki, azt eltérésként jelzi, a döntés az emberé marad.
Az iratok jóváhagyása nem e-mailben, hanem a rendszerben zajlik. A jóváhagyási körhöz határidő rendelhető, távollét esetére helyettes állítható be, és a folyamat minden döntése naplózódik: ki hagyta jóvá vagy utasította el, mikor, milyen megjegyzéssel. A jóváhagyási kör több lépcsőben is felépíthető, tehát több jóváhagyó bevonása is beállítható.
Amíg egy iraton jóváhagyás van folyamatban, az irat nem törölhető. Ez a törlésvédelem megakadályozza, hogy egy folyamatban lévő ügy nyoma menet közben eltűnjön.
A K3Net adatfeldolgozói megállapodást köt az ügyféllel, amely rögzíti a feldolgozás célját, körét, az alkalmazott biztonsági intézkedéseket és az alvállalkozók kérdését. Az adat alapesetben az Európai Unión belül marad; harmadik országba csak akkor kerülhet, ha az ügyfél külső AI-szolgáltatást kapcsol be, és ezt az adatfeldolgozói adatlap külön rögzíti. Érintetti kérés esetén (adatkiadás, helyesbítés, törlés) a kérést az ügyfél jelzi felénk, és mi elvégezzük: ez ma nem önkiszolgáló funkció a felületen, hanem szolgáltatásként teljesítjük.
A DocAI emberi felügyelettel működő döntéstámogató rendszer: az üzleti döntés az emberé marad, a javaslatai és az automatizált lépései naplózottak és a forrásiraton ellenőrizhetők, a feldolgozás lépései pedig visszakereshetők. Egy adott bevezetés besorolása mindig a konkrét felhasználási céltól függ, ezért ezt bevezetésenként nézzük végig. A részletes gondolatmenet a blogon olvasható: AI, GDPR és az EU AI Act.
Tanúsítványt szervezet kap, nem szoftver, ezért egyetlen rendszer sem tud „ISO-tanúsítást adni” az ügyfelének. Amit tudunk adni, az a bizonyíték: a fent leírt kontrollok (hozzáférés-kezelés, naplózás, titkosítás, mentés, megőrzés, jóváhagyás) tételesen összevethetők az ISO 27001 mellékletében és a NIS2 által elvárt intézkedések között szereplő elvárásokkal, és a rendszerből kinyerhető kimutatások az ügyfél saját auditján bizonyítékként átadhatók.
Ugyanez vonatkozik az iratkezelési feljegyzésekre: a szabályozott működéshez tartozó dokumentált információk (bizonylatok, jegyzőkönyvek, jóváhagyott iratok) a rendszerben visszakövethetően kezelhetők, mert minden megtekintés, letöltés és mezőszintű módosítás nyoma megmarad.
Két ügyfelünk, a Trigo Kft. és a Duna-Dráva Cement Kft. sikeres NIS2-auditján a DocIT volt az iratkezelő és bizonyíték-nyilvántartó rendszer. Ők egyelőre a DocAI-bővítmény nélkül használják, az alap azonban közös: minden, amit a DocIT tud, a DocAI-ban is elérhető.
Az auditokra készülve összeállt az a válaszkészlet, amelyet a beszállítói biztonsági kérdőívek kérni szoktak. Az alábbi pontokat ma is így válaszoljuk meg:
Ezt a listát azért írjuk le, hogy a beszállítói értékelésnél ne érje meglepetés.
Két üzemeltetési modell van. On-premise módban a DocAI az Ön saját szerverén fut, a dokumentumok a cég hálózatát sem hagyják el. A K3Net által üzemeltetett változatban magyarországi szerveren, ügyfelenként külön példányban és külön adatbázisban tároljuk őket. Alapesetben egyik esetben sem kerül adat az EU-n kívülre; ez csak akkor változik, ha az ügyfél külső AI-szolgáltatást kapcsol be.
Igen. Minden dokumentumfájl titkosítva pihen a tárolón, az átvitel TLS-en történik, és az adatbázis-mentések is titkosítva, megőrzési idővel készülnek.
Igen. A rendszer mezőszinten naplózza a módosításokat (ki, mikor, mit, miről mire), és a letöltést és a részletnézet megnyitását is rögzíti. A napló évente külön nyilvántartásban áll; az alkalmazás nem kínál naplótörlő funkciót.
Igen, időalapú egyszer használatos kóddal (TOTP, például Google Authenticator), felhasználónként bekapcsolható. Ügyfelenként bekapcsolható a szigorított jelszó-szabály: legalább 12 karakter, vegyes karakterosztályok, 180 napos lejárat.
Nem. A nyelvi modellek helyben, a DocAI saját infrastruktúráján futnak. Külső AI-szolgáltatás csak kifejezett bekapcsolással, jogosultsághoz kötve használható, és a bekapcsolással az EU AI Act-adatlap visszavonásra kerül; alapesetben ki van kapcsolva.
Nincs, és szoftver nem is kaphat: az ISO 27001 tanúsítványt szervezet szerzi meg. A DocAI kontrolljai (jogosultság, napló, titkosítás, mentés, helyben futó AI) az ISO 27001 és a NIS2 által elvárt intézkedésekkel összevethetők, és az Ön auditjához bizonyítékként átadhatók.
Igen, iratkezelő és bizonyíték-nyilvántartó rendszerként. Két ügyfelünk, a Trigo Kft. és a Duna-Dráva Cement Kft. sikeres NIS2-auditján a DocIT volt az iratkezelő és bizonyíték-nyilvántartó rendszer. Ők egyelőre a DocAI-bővítmény nélkül használják, az alap azonban közös: minden, amit a DocIT tud, a DocAI-ban is elérhető.
A megőrzési idő irattípusonként, években állítható, a lejáratot a rendszer számolja. A selejtezés kézi döntés, folyamatban lévő jóváhagyás alatt álló irat nem törölhető. Az érintetti (GDPR) kéréseket, például törlést vagy adatkiadást, kérésre teljesítjük.
Ha a biztonsági kérdőívén olyan pont szerepel, amelyre ez az oldal nem adott választ, kérdezze meg: a konkrét kontrollt meg tudjuk mutatni működés közben. Egy bemutatón végigvesszük a jogosultságokat, a naplót és az üzemeltetési modellt a saját folyamataira vetítve.
Kérjen bemutatótTöltse ki az alábbi űrlapot, és munkatársunk hamarosan felveszi Önnel a kapcsolatot a rendszer bemutatásának egyeztetése érdekében.
Az adatokat kizárólag a megkeresés megválaszolásához használjuk fel. Külső félnek nem adjuk át. Jogalap: az Ön hozzájárulása, illetve a szerződéskötést megelőző lépések megtétele (GDPR 6. cikk (1) a) és b)). Részletek az adatkezelési tájékoztatóban.