Felhasználási terület

Automatikus számlafeldolgozás
magyar cégeknek

A bejövő számla ma legtöbb helyen egy PDF, amit valaki kinyit, elolvas, és kézzel átgépel egy másik rendszerbe. A DocAI ezt a lépést veszi ki a folyamatból: kiolvassa a számla adatait, négy közhiteles forrásból ellenőrzi a partnert, összevezeti a NAV-adattal, és előminősített tételként teszi a jóváhagyó elé. A feldolgozás a cég saját szerverén fut, a számlák nem hagyják el a szervezetet.

Kérjen bemutatót Hogyan dolgozza fel?
A kiindulópont

Nem a tárolás a szűk keresztmetszet

A legtöbb cégnél a bejövő számla útja már digitális: e-mailben érkezik, egy mappába kerül, esetleg egy iratkezelő rendszerbe. A dokumentum tehát megvan, csak épp semmit nem tud magáról. Ahhoz, hogy a könyvelésbe kerüljön, valakinek el kell olvasnia, ki kell gyűjtenie belőle nyolc-tíz adatot, majd ellenőriznie kell, hogy a partner egyáltalán létező, működő cég-e.

Ez a munka monoton, és pont ezért hibázik el az ember: elgépelt bankszámlaszám, lemaradt fizetési határidő, kétszer rögzített számla. A DocAI ezt a szakaszt automatizálja, az adatkiolvasást és az ellenőrzést, a jóváhagyás pedig marad ott, ahol a felelősség is van: a felhasználónál.

A folyamat

Mi történik a számlával, miután megérkezett?

Öt lépés, amiből négy automatikus. Az ötödik szándékosan nem az.

  1. Beérkezés — a számla e-mailből, feltöltésből vagy a számlázó rendszer linkjéről kerül be, automatikus letöltéssel.
  2. Irattípus-felismerés — a rendszer felismeri, hogy számláról van szó, és a megfelelő feldolgozási útra állítja.
  3. Kiolvasás (OCR + KIE) — a szöveg felismerésre kerül, majd a strukturált adatkinyerés kitölti a mezőket: fejlécadatok és tételsorok.
  4. Ellenőrzés — partnervalidálás négy közhiteles forrásból, NAV-párosítás, duplikátum-szűrés, saját cégadat-egyeztetés.
  5. Emberi jóváhagyás — a jóváhagyó előminősített tételt lát, nem nyers PDF-et. A döntés az övé.
DocAI költségszámla-regiszter: fizetési mód, esedékesség, nettó, ÁFA és bruttó összegek, kifizetési és könyvelési státusz egy nézetben
Költségszámla-regiszter. A bejövő számlák előminősített tételként sorakoznak — fizetési mód, esedékesség, nettó/ÁFA/bruttó és státusz egy nézetben, felül a várható ÁFA-fizetési kötelezettséggel. A partnernevek a képen elfedve.
Kinyert adatok

Mit olvas ki a rendszer egy számlából?

Nem szövegválaszt ad, hanem mezőre pontos adatot — olyat, ami közvetlenül beemelhető a könyvelésbe.

Azonosítás
Számlaszám, kiállítás, teljesítés és fizetési határidő, fizetési mód, pénznem
Összegek
Nettó, ÁFA és bruttó érték — fillér-szintű pontossággal, kerekítési hiba nélkül
Felek
Saját és partner cégadatok, bankszámlaszám, szerződés-hivatkozás
Tételsorok
Megnevezés, mennyiség, egységár, ÁFA-kulcs, soronkénti összeg
Nemzetközi számlán
Kedvezményezett postai címe (ország / város / utca), bank neve, IBAN, SWIFT/BIC
Adat forrása
Minden mezőnél jelölve: NAV, AI, szerződés, banki egyeztetés vagy kézi rögzítés — a NAV-adat zárolt
Ellenőrzés

Négy közhiteles forrás minden partnerhez

A jóváhagyási folyamatnak van egy láthatatlan első szűrője, amit kézzel senki nem szeret elvégezni. Ez fut le automatikusan, minden bejövő számlánál.

Forrás Mit ellenőriz
NAV Érvényes-e az adószám, aktív-e az ÁFA-státusz; cégnév, cím és csoportos adózói tagság
IM — cégbíróság Érvényesség, cím, jogi forma; a számlán szereplő bankszámlaszám egyezik-e a bejegyzett hivatalossal
VIES Uniós partnerek közösségi adószámának érvényessége
KOMA + e-beszámoló Köztartozás-mentesség és nyilvános pénzügyi adatok

A rendszer emellett a saját cégadatokat is visszaellenőrzi a dokumentumon, a magyar cím-rövidítések feloldásával, sorrend-független összevetéssel. Az eredmény forrásonként, színkóddal jelenik meg, összesített megbízhatósági jelzéssel.

DocAI partnerellenőrzés: NAV adószám-validáció, VIES EU adószám, KOMA köztartozás és IM cégadat státusza egy képernyőn, a cégnyilvántartási és pénzügyi adatokkal együtt
Közhiteles validálás. Adószám, cégjegyzék (IM), közösségi ÁFA (VIES) és köztartozás (KOMA) — forrásonként státusszal, a számlán szereplő bankszámla egyeztetésével. A cégnév, az azonosítók, a bankszámlaszámok és a címek a képen elfedve.
Bizonyíték

Mit hoz ez a gyakorlatban?

Gree Magyarország

Öt osztály, napi 30–70 bejövő irat. A DocAI a számlákból kulcsinformáció-kinyeréssel állítja elő az utalási csomagot, amit a netbank fájlimporttal beolvas, ezt korábban 1–2 dolgozó rögzítette kézzel. A teljes esettanulmány →

Mért pontosság

A magyar számlakorpuszon a produkciós modell 0,975 F1-et ér el mezőszinten. A módszertan és a nyers eredmények nyilvánosak: docai-evals. Miért mérünk így →

Az adat a háznál marad

A számlák a cég saját infrastruktúráján kerülnek feldolgozásra, nem külső AI-szolgáltatónál, ez a GDPR-megfelelés szempontjából nem apró részlet. GDPR és EU AI Act a gyakorlatban →

Gyakori kérdések

Számlafeldolgozás — gyakori kérdések

Hogyan működik az automatikus számlafeldolgozás a DocAI-ban?

A beérkező számla e-mailből, feltöltésből vagy számlázó-linkről kerül a rendszerbe. A DocAI felismeri, hogy számláról van szó, OCR-rel kiolvassa a szövegét, majd strukturált adatkinyeréssel (KIE) kitölti a mezőket: számlaszám, dátumok, összegek, partneradatok, bankszámlaszám és a tételsorok. Ezzel párhuzamosan lefutnak a partnerellenőrzések és a NAV-párosítás. A felhasználónak már csak ellenőriznie és jóváhagynia kell, a döntés végig emberi kézben marad.

Milyen adatokat olvas ki a rendszer egy számlából?

A fejlécből: számlaszám, kiállítás, teljesítés és fizetési határidő, fizetési mód, pénznem, nettó, ÁFA és bruttó összeg, a saját és a partner cégadatai, bankszámlaszám és szerződés-hivatkozás. A tételsorokból: megnevezés, mennyiség, egységár, ÁFA-kulcs és soronkénti összeg. Nemzetközi számlánál a kedvezményezett postai címe, a bank neve, az IBAN és a SWIFT/BIC is felismerésre kerül.

Ellenőrzi a DocAI a partnereket is?

Igen, minden bejövő számlánál négy közhiteles forrásból: a NAV adóalany-nyilvántartásából (érvényes adószám, aktív ÁFA-státusz), az IM cégbírósági adataiból (érvényesség, cím, jogi forma, a számlán szereplő bankszámlaszám egyezése), a VIES-ből (uniós közösségi adószám) és a KOMA-ból (köztartozás-mentesség). Az eredmény forrásonként, színkóddal jelenik meg, összesített megbízhatósági jelzéssel.

Együttműködik a DocAI a NAV Online Számla rendszerrel?

Igen. A kimenő számlák automatikusan vagy kézzel beküldhetők a NAV Online Számla rendszerébe, a beküldés státusza és hibái visszajelzésre kerülnek. A bejövő és kimenő számlaadatok le is kérdezhetők a NAV-ból: a rendszer ezeket automatikusan összevezeti az OCR-ből kinyert adatokkal, kiszűri a duplikátumokat, és jelzi, hogy egy adat NAV-ból szinkronizált vagy kézzel rögzített-e. A NAV-ból érkező adat zárolt.

Kezel devizás és nemzetközi számlákat?

Igen. A rendszer több pénznemet kezel (HUF, EUR, USD és további devizák), fillér-szintű pontossággal, külön saját pénznemmel a teljesítéshez, ha az eltér a számlán szereplőtől. A banki utalási állományokat EDIFACT (HUF és EUR) és ISO 20022 (MBH XML) szabvány szerint állítja elő, strukturált kedvezményezett-címmel.

Nézze meg a saját dokumentumain

Egy 30 perces bemutatón a saját folyamatán megyünk végig, a saját irataival. Kötelezettség nélkül.

Kérjen bemutatót
További területek

Egy motor, több terület

Ugyanaz a feldolgozó motor szolgálja ki mindegyik területet — aki egyet bevezet, az egészet megkapja.

Adatkinyerés dokumentumokból

Mezőre pontos KIE számlából, szerződésből, bérjegyzékből, bankkivonatból — megbízhatósági jelzéssel.

Részletek →

Szerződéskezelés és figyelés

Központi szerződés-portfólió, 30/60/90 napos lejáratfigyelés, várt vs. tényleges számlázás.

Részletek →

Dokumentum chat

Kérdezzen természetes nyelven a saját irattárától, forrásmegjelölt válasszal.

Részletek →

Az összes felhasználási terület →

Kapcsolat

Lépjen velünk kapcsolatba

Töltse ki az alábbi űrlapot, és munkatársunk hamarosan felveszi Önnel a kapcsolatot a rendszer bemutatásának egyeztetése érdekében.

Kérjük, adja meg a nevét.
Kérjük, adjon meg érvényes e-mail címet.
Kérjük, adja meg a cégnevet.
Formátum: 12345678-2-41

Az adatokat kizárólag a megkeresés megválaszolásához használjuk fel. Külső félnek nem adjuk át. Jogalap: az Ön hozzájárulása, illetve a szerződéskötést megelőző lépések megtétele (GDPR 6. cikk (1) a) és b)). Részletek az adatkezelési tájékoztatóban.